Kako diktirati e-poštu u Outlooku i Gmailu

E-pošta je jedan od najvećih izvora gubitka vremena na poslu. Često citirana McKinseyjeva studija pokazala je da stručnjaci (tzv. knowledge workers) oko 28 % radnog tjedna provode čitajući e-poštu i odgovarajući na nju. E-pošti ne možete pobjeći, ali ne morate tipkati svaki odgovor. Evo kako diktirati e-poštu u Outlooku i Gmailu.

Diktiranje u Outlooku

Gumb Diktiraj u Outlooku (Microsoft 365). U novom Outlooku za Windows, Outlooku na webu i Outlooku za Mac uz pretplatu na Microsoft 365 otvorite novu poruku ili odgovor i na alatnoj traci poruke kliknite Diktiraj (Dictate). Izgovorite poruku, a ako je automatska interpunkcija isključena, izgovarajte i interpunkciju, na primjer „zarez” ili „novi redak”.

Glasovno tipkanje u Windowsima. U bilo kojoj verziji Outlooka na Windowsima 10 ili 11 kliknite u tijelo poruke, pritisnite Win + H i počnite govoriti.

Diktiranje na Macu. Na Macu uključite diktiranje u Postavke sustava → Tipkovnica → Diktat (System Settings → Keyboard → Dictation), kliknite u poruku i upotrijebite prečac za diktiranje koji je ondje prikazan.

Diktiranje u Gmailu

Gmail u pregledniku nema vlastiti gumb za diktiranje, ali možete koristiti diktiranje ugrađeno u računalo:

• Windows: kliknite u prozor za pisanje poruke u Gmailu i pritisnite Win + H.
• Mac: kliknite u prozor za pisanje poruke i upotrijebite prečac za diktiranje u macOS-u.
• Mobitel: u aplikaciji Gmail dodirnite mikrofon na tipkovnici.

Problem s ugrađenim diktiranjem za e-poštu

Ugrađeno diktiranje pretvara govor u tekst – i to je sve. Za e-poštu to ostavlja nekoliko praznina:

• Govorni jezik nije pisani jezik. „Ovaj, dakle, reci mu da je sastanak pomaknut – ne, čekaj, u petak” nije dobra e-poruka.
• Imena se iskrivljuju. Imena klijenata, nazivi proizvoda i kratice često su pogrešno napisani.
• U svakoj aplikaciji radi drukčije, pa morate pamtiti koji prečac gdje radi.

E-poruka spremna za slanje iz nekoliko rečenica

VoiceTyp radi u Outlooku, Gmailu, Apple Mailu i svakoj drugoj aplikaciji s jednim prečacem – Ctrl + Option na Macu, Ctrl + Alt na Windowsima. Osim brzog diktiranja s interpunkcijom, prije upisa teksta može primijeniti i AI predložak. S predloškom za e-poštu izgovorite:

„bok Ana hvala na ponudi izgleda dobro samo trebamo pomaknuti rok isporuke na ožujak možeš li potvrditi do srijede”

a VoiceTyp upiše:

Bok Ana,

hvala na ponudi – izgleda dobro. Samo trebamo pomaknuti rok isporuke na ožujak. Možeš li potvrditi do srijede?

Lijep pozdrav

Ispravci u hodu također se obrađuju: „u četvrtak, ne, u petak” postaje „u petak”. Imena kojima najčešće pišete dodajte u prilagođeni rječnik i svaki će put biti ispravno napisana.

5 savjeta za diktiranje e-pošte

1. Recite kome pišete i što trebate – prva rečenica treba sadržavati zahtjev.
2. Izdiktirajte cijelu e-poruku, a zatim je uredite. Ispravljanje u hodu usporava vas.
3. Budite kratki. Kad govorite, lako se raspričate; ciljajte na tri do pet rečenica.
4. Za važne e-poruke koristite predložak kako bi pozdrav, struktura i završetak uvijek bili ispravni.
5. Odgovarajte na jeziku klijenta. VoiceTyp razumije više od 70 jezika i može prevoditi dok govorite.

Ako na deset e-poruka dnevno odgovarate glasom umjesto tipkanjem, možete uštedjeti sate svaki tjedan. Isprobajte uz besplatni paket VoiceTypa – 60 minuta diktiranja svaki mjesec.