E-Mails diktieren in Outlook und Gmail – so geht's
E-Mails schneller per Sprache beantworten: So diktieren Sie in Outlook und Gmail unter Windows und Mac – integrierte Optionen, Grenzen und Alternativen.
E-Mails gehören zu den größten Zeitfressern im Job. Laut einer häufig zitierten McKinsey-Studie verbringen Wissensarbeiter etwa 28 % ihrer Arbeitswoche damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Um E-Mails kommen Sie nicht herum – aber Sie müssen nicht jede Antwort tippen. So diktieren Sie E-Mails in Outlook und Gmail.
Diktieren in Outlook
Die Schaltfläche „Diktieren“ in Outlook (Microsoft 365). Im neuen Outlook für Windows, in Outlook im Web und in Outlook für Mac mit einem Microsoft-365-Abonnement öffnen Sie eine neue Nachricht oder eine Antwort und klicken in der Symbolleiste der Nachricht auf Diktieren. Sprechen Sie Ihre Nachricht und sagen Sie Satzzeichen wie „Komma“ oder „neue Zeile“, wenn die automatische Zeichensetzung ausgeschaltet ist.
Spracheingabe von Windows. In jeder Outlook-Version unter Windows 10 oder 11 klicken Sie in den Nachrichtentext, drücken Win + H und beginnen zu sprechen.
Diktieren auf dem Mac. Auf dem Mac aktivieren Sie das Diktieren unter Systemeinstellungen → Tastatur → Diktat, klicken in die Nachricht und verwenden das dort angezeigte Tastenkürzel.
Diktieren in Gmail
Gmail im Browser hat keine eigene Diktierfunktion, aber Sie können die Spracheingabe Ihres Computers nutzen:
- Windows: Klicken Sie in das Gmail-Fenster zum Verfassen und drücken Sie Win + H.
- Mac: Klicken Sie in das Fenster zum Verfassen und verwenden Sie Ihr macOS-Tastenkürzel zum Diktieren.
- Smartphone: Tippen Sie in der Gmail-App auf das Mikrofon in Ihrer Tastatur.
Das Problem mit der integrierten Spracheingabe für E-Mails
Die integrierte Spracheingabe macht aus Sprache Text – mehr nicht. Für E-Mails bleiben damit einige Lücken:
- Gesprochene Sprache ist keine Schriftsprache. „Äh, also, sag ihm, das Meeting ist verschoben – nein, warte, Freitag“ ergibt keine gute E-Mail.
- Namen werden verunstaltet. Kunden- und Produktnamen sowie Abkürzungen werden oft falsch geschrieben.
- Jede App funktioniert anders, sodass Sie sich merken müssen, welches Tastenkürzel wo gilt.
Mit wenigen Sätzen zur versandfertigen E-Mail
VoiceTyp funktioniert in Outlook, Gmail, Apple Mail und jeder anderen App mit einem einzigen Tastenkürzel – Ctrl + Option auf dem Mac, Ctrl + Alt unter Windows. Zusätzlich zum schnellen Diktat mit Zeichensetzung kann es eine KI-Vorlage anwenden, bevor der Text eingefügt wird. Mit einer E-Mail-Vorlage sagen Sie:
„hallo Frau Weber danke für das Angebot sieht gut aus wir müssten nur den Liefertermin auf März verschieben können Sie das bis Mittwoch bestätigen“
und VoiceTyp schreibt:
Hallo Frau Weber,
vielen Dank für das Angebot – es sieht gut aus. Wir müssten nur den Liefertermin auf März verschieben. Könnten Sie das bis Mittwoch bestätigen?
Mit freundlichen Grüßen
Auch Selbstkorrekturen werden berücksichtigt: Aus „Donnerstag, nein, Freitag“ wird „Freitag“. Nehmen Sie die Namen, an die Sie am häufigsten schreiben, in Ihren eigenen Wortschatz auf – dann werden sie jedes Mal richtig geschrieben.
5 Tipps zum Diktieren von E-Mails
- Sagen Sie, an wen die E-Mail geht und was Sie brauchen – der erste Satz sollte das Anliegen enthalten.
- Diktieren Sie die ganze E-Mail und bearbeiten Sie sie danach. Wer zwischendurch korrigiert, wird langsamer.
- Fassen Sie sich kurz. Beim Sprechen schweift man leicht ab; drei bis fünf Sätze sind ein gutes Ziel.
- Nutzen Sie für wichtige E-Mails eine Vorlage, damit Anrede, Aufbau und Grußformel immer stimmen.
- Antworten Sie in der Sprache des Kunden. VoiceTyp versteht über 70 Sprachen und kann direkt beim Sprechen übersetzen.
Wenn Sie zehn E-Mails am Tag per Stimme statt per Tastatur beantworten, können Sie jede Woche Stunden sparen. Probieren Sie es mit dem Gratis-Tarif von VoiceTyp aus – 60 Minuten Diktat pro Monat.