Outlook と Gmail でメールを音声入力する方法

メールは、仕事でもっとも時間を取られる作業のひとつです。よく引用される McKinsey の調査によると、ナレッジワーカーは週の労働時間の約 28% をメールの読み書きに費やしています。メールそのものは避けられませんが、すべての返信をキーボードで入力する必要はありません。ここでは、Outlook と Gmail でメールを音声入力する方法をご紹介します。

Outlook で音声入力する

Outlook のディクテーション ボタン（Microsoft 365）。 Microsoft 365 のサブスクリプションがあれば、新しい Outlook for Windows、Outlook on the web、Outlook for Mac で使えます。新規メッセージまたは返信を開き、メッセージのツールバーで ディクテーション をクリックします。あとは本文を話すだけです。自動句読点がオフの場合は、「てん」「改行」のように句読点も声で指示します。

Windows の音声入力。 Windows 10・11 では、どのバージョンの Outlook でも、本文内をクリックして Win + H を押し、話し始めるだけで使えます。

Mac の音声入力。 Mac では システム設定 → キーボード → 音声入力 で音声入力をオンにし、本文内をクリックして、その画面に表示されているショートカットを使います。

Gmail で音声入力する

ブラウザー版の Gmail には専用の音声入力ボタンはありませんが、パソコンに標準搭載されている音声入力を使えます。

• Windows： Gmail の作成画面内をクリックし、Win + H を押します。
• Mac： 作成画面内をクリックし、macOS の音声入力ショートカットを使います。
• スマートフォン： Gmail アプリで、キーボードのマイクをタップします。

メールに標準の音声入力を使う際の問題点

標準の音声入力は、話した言葉を文字にするだけです。メールに使うには、いくつか物足りない点があります。

• 話し言葉は書き言葉ではありません。 「えーと、彼に会議が移ったって伝えて――いや、待って、金曜日」では、よいメールになりません。
• 名前が正しく変換されません。 取引先名、製品名、略語の表記がよく間違えられます。
• アプリごとに操作が違うため、 どこでどのショートカットが使えるのかを覚えておく必要があります。

数文話すだけで、そのまま送れるメールに

VoiceTyp は、Outlook、Gmail、Apple Mail をはじめ、あらゆるアプリでひとつのホットキー（Mac は Ctrl + Option、Windows は Ctrl + Alt）で使えます。句読点付きの高速な音声入力に加えて、文字が入力される前に AI テンプレート を適用できます。メールテンプレートを使って、次のように話すと

「佐藤さん提案ありがとうございます内容はいいと思いますただ納期を 3 月にずらしてもらう必要があります水曜日までに確認してもらえますか」

VoiceTyp は次のように入力します。

佐藤様

ご提案いただきありがとうございます。内容は問題ないと考えております。ただ、納期のみ 3 月に変更いただく必要がございます。水曜日までにご確認いただけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

言い直しにも対応しており、「木曜日、いや、金曜日」は「金曜日」になります。よくメールを送る相手の名前を カスタム語彙 に追加しておけば、毎回正しく表記されます。

メールを音声入力する 5 つのコツ

1. 誰宛てで、何をしてほしいかを伝える。 最初の 1 文に依頼内容を入れましょう。
2. メール全体を話してから修正する。 途中で直していると、かえって遅くなります。
3. 短くまとめる。 話していると長くなりがちなので、3〜5 文を目安にしましょう。
4. 重要なメールにはテンプレートを使う。 宛名、構成、結びの挨拶がいつも正しく整います。
5. 相手の言語で返信する。 VoiceTyp は 70 以上の言語を理解し、話しながら翻訳することもできます。

1 日 10 通のメールをキーボードではなく音声で返信すれば、毎週何時間も節約できます。毎月 60 分の音声入力ができる VoiceTyp の無料プランで、ぜひお試しください。