تایپ صوتی ایمیل در Outlook و Gmail
با صحبت کردن، سریع‌تر به ایمیل‌ها پاسخ دهید. دیکته ایمیل در اوتلوک و جیمیل در Windows و Mac – گزینه‌های داخلی، محدودیت‌هایشان و ایمیل آماده با چند جمله.
ایمیل یکی از بزرگ‌ترین وقت‌گیرهای محیط کار است. طبق یک مطالعه پرارجاع مک‌کنزی (McKinsey)، کارکنان دانشی حدود ۲۸٪ از هفته کاری خود را صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل می‌کنند. نمی‌توانید از ایمیل فرار کنید، اما می‌توانید دیگر هر پاسخ را تایپ نکنید. در ادامه می‌بینید چطور در اوتلوک و جیمیل ایمیل را با صدا بنویسید.
دیکته در اوتلوک
دکمه Dictate در اوتلوک (Microsoft 365). در Outlook جدید برای Windows، نسخه وب Outlook و Outlook برای Mac با اشتراک Microsoft 365، یک پیام جدید یا پاسخ باز کنید و در نوار ابزار پیام روی دیکته (Dictate) کلیک کنید. پیامتان را بگویید و اگر نشانه‌گذاری خودکار خاموش است، علائم را هم به زبان بیاورید، مثلاً «ویرگول» یا «خط جدید».
تایپ صوتی Windows. در هر نسخه‌ای از اوتلوک روی Windows 10 یا 11، داخل متن پیام کلیک کنید، Win + H را بزنید و صحبت کنید.
دیکته در Mac. در Mac، دیکته را در تنظیمات سیستم ← صفحه‌کلید ← دیکته (System Settings → Keyboard → Dictation) فعال کنید، داخل پیام کلیک کنید و از میانبر دیکته‌ای که همان‌جا نشان داده شده استفاده کنید.
دیکته در جیمیل
جیمیل در مرورگر دکمه دیکته مخصوص خودش را ندارد، اما می‌توانید از دیکته داخلی رایانه‌تان استفاده کنید:
- Windows: داخل پنجره نوشتن ایمیل در جیمیل کلیک کنید و Win + H را بزنید.
- Mac: داخل پنجره نوشتن ایمیل کلیک کنید و از میانبر دیکته macOS استفاده کنید.
- گوشی: در برنامه جیمیل، روی میکروفون صفحه‌کلید بزنید.
مشکل دیکته داخلی برای ایمیل
دیکته داخلی گفتار را به متن تبدیل می‌کند، و تمام. برای ایمیل، این چند کمبود دارد:
- زبان گفتار با زبان نوشتار فرق دارد. «اِم، خب، بهش بگو جلسه افتاد به – نه، صبر کن، جمعه» ایمیل خوبی از آب درنمی‌آید.
- نام‌ها خراب می‌شوند. نام مشتری‌ها، نام محصولات و اختصارها اغلب اشتباه نوشته می‌شوند.
- در هر برنامه به شکلی متفاوت کار می‌کند، پس باید یادتان بماند کدام میانبر کجا کار می‌کند.
ایمیل آماده ارسال با چند جمله
VoiceTyp در Outlook، Gmail، Apple Mail و هر برنامه دیگری با یک کلید میانبر کار می‌کند – Ctrl + Option در Mac و Ctrl + Alt در Windows. علاوه بر دیکته سریع با نشانه‌گذاری، می‌تواند پیش از تایپ متن یک قالب هوش مصنوعی را روی آن اعمال کند. با قالب ایمیل، شما می‌گویید:
«سلام سارا ممنون بابت پیشنهاد خوبه فقط باید تاریخ تحویل بره اسفند می‌تونی تا چهارشنبه تأیید کنی»
و VoiceTyp تایپ می‌کند:
سلام سارا،
از پیشنهادتان سپاسگزارم – به نظر خوب است. فقط لازم است تاریخ تحویل به اسفند منتقل شود. ممکن است تا چهارشنبه تأیید کنید؟
با احترام
اصلاح‌های حین صحبت هم مدیریت می‌شوند: «پنجشنبه، نه، جمعه» به «جمعه» تبدیل می‌شود. نام‌هایی را که بیشتر از همه برایشان می‌نویسید به واژگان اختصاصی اضافه کنید تا هر بار درست نوشته شوند.
۵ نکته برای دیکته ایمیل
- بگویید ایمیل برای کیست و چه می‌خواهید – جمله اول باید درخواست اصلی را برساند.
- کل ایمیل را دیکته کنید، بعد ویرایش کنید. اصلاح در حین کار سرعتتان را کم می‌کند.
- کوتاه بنویسید. در صحبت کردن راحت می‌شود حاشیه رفت؛ سه تا پنج جمله را هدف بگیرید.
- برای ایمیل‌های مهم از قالب استفاده کنید تا سلام، ساختار و امضا همیشه درست باشد.
- به زبان مشتری پاسخ دهید. VoiceTyp بیش از ۷۰ زبان را می‌فهمد و می‌تواند همزمان با صحبت ترجمه کند.
اگر روزی ده ایمیل را به‌جای تایپ با صدا پاسخ دهید، می‌توانید هر هفته چند ساعت صرفه‌جویی کنید. آن را با پلن رایگان VoiceTyp امتحان کنید – ۶۰ دقیقه دیکته در هر ماه.