تایپ صوتی در ورد: ۳ روش تبدیل صدا به متن در Windows و Mac

تایپ کردن یک سند طولانی کُند است. بیشتر افراد با سرعتی حدود ۴۰ کلمه در دقیقه تایپ می‌کنند، اما سرعت صحبت کردنشان بسیار بیشتر از ۱۰۰ کلمه است؛ بنابراین دیکته کردن پیش‌نویس اول در ورد می‌تواند زمان نوشتن را به‌طور چشمگیری کم کند. در ادامه سه روش برای این کار را می‌بینید، از گزینه‌های داخلی گرفته تا یک برنامه تخصصی تبدیل صدا به متن.

۱. دکمه داخلی Dictate در ورد

اگر اشتراک Microsoft 365 دارید، قابلیت دیکته در خود ورد وجود دارد.

1. سند را باز کنید و مکان‌نما را جایی بگذارید که متن باید نوشته شود.
2. در زبانه صفحه اصلی (Home) روی دیکته (Dictate) کلیک کنید (نماد میکروفون). در Windows می‌توانید کلیدهای Alt + ` را هم بزنید.
3. اگر ورد اجازه دسترسی به میکروفون خواست، آن را تأیید کنید، صبر کنید تا نماد میکروفون روشن شود و شروع به صحبت کنید.
4. برای توقف، دوباره روی دیکته (Dictate) کلیک کنید.

می‌توانید علائم نگارشی را به زبان بیاورید، مثلاً «ویرگول»، «نقطه» یا «خط جدید». ورد در تنظیمات دیکته (نماد چرخ‌دنده در نوار ابزار دیکته) گزینه نشانه‌گذاری خودکار را هم دارد.

مناسب برای: دیکته گاه‌به‌گاه داخل ورد. محدودیت‌ها: فقط در برنامه‌های Microsoft 365 کار می‌کند، به اشتراک و اتصال اینترنت نیاز دارد و باید آن را در هر سند جداگانه روشن کنید.

۲. دیکته داخلی Windows و macOS

هر دو سیستم‌عامل تایپ صوتی مخصوص خود را دارند که در ورد و بیشتر برنامه‌های دیگر کار می‌کند.

Windows 10 و 11: داخل سند ورد کلیک کنید و Win + H را بزنید. پنل تایپ صوتی باز می‌شود؛ روی میکروفون کلیک کنید و صحبت کنید. برای بستن آن دوباره Win + H را بزنید.

Mac: دیکته را در تنظیمات سیستم ← صفحه‌کلید ← دیکته (System Settings → Keyboard → Dictation) روشن کنید. همین صفحه میانبر شروع دیکته را هم نشان می‌دهد (مثلاً کلید میکروفون یا دو بار فشار دادن یک کلید تغییردهنده). داخل ورد کلیک کنید، میانبر را بزنید و شروع به صحبت کنید.

مناسب برای: جمله‌های کوتاه در هر برنامه، بدون هزینه اضافه. محدودیت‌ها: زبان‌ها و گزینه‌های کمتر نسبت به ابزارهای تخصصی، نبود واژگان اختصاصی در Windows و نتایج متفاوت در برنامه‌های مختلف. اگر تایپ صوتی Windows اجرا نمی‌شود، راهنمای ما را ببینید: تایپ صوتی ویندوز ۱۱ کار نمی‌کند؟ ۸ راه‌حل.

۳. یک برنامه تخصصی دیکته: VoiceTyp

اگر هر روز در ورد می‌نویسید، یک برنامه تخصصی دیکته بیشترین صرفه‌جویی در وقت را دارد، چون همه‌جا به یک شکل کار می‌کند – ورد، اوتلوک، Teams، مرورگر – و خودش را با روش کار شما هماهنگ می‌کند.

با VoiceTyp یک کلید میانبر را می‌زنید (Ctrl + Option در Mac و Ctrl + Alt در Windows)، صحبت می‌کنید و متن همان‌جایی که مکان‌نما قرار دارد تایپ می‌شود:

• نشانه‌گذاری خودکار است و کلمات پرکننده مثل «اِم» و «اِه» حذف می‌شوند.
• واژگان اختصاصی – نام مشتری‌ها، نام محصولات و اصطلاحات فنی را اضافه کنید تا هر بار درست نوشته شوند.
• بیش از ۷۰ زبان با تشخیص خودکار، حتی اگر وسط جمله زبان را عوض کنید.
• قالب‌های هوش مصنوعی – یادداشت‌های گفتاری پراکنده را به ایمیلی ساختارمند تبدیل کنید یا همزمان با صحبت ترجمه کنید.
• نگه داشتن یا روشن/خاموش کردن – برای یک جمله کلید را نگه دارید، یا برای متن‌های طولانی یک بار برای شروع و یک بار برای توقف بزنید.

VoiceTyp یک پلن رایگان با ۶۰ دقیقه دیکته در هر ماه دارد، پس می‌توانید آن را روی یک سند واقعی امتحان کنید.

نکته‌هایی برای دیکته سریع‌تر اسناد

• اول پیش‌نویس، بعد ویرایش. دیکته وقتی سریع‌تر است که برای اصلاح هر کلمه نایستید. کل بخش را بگویید، بعد با صفحه‌کلید ویرایش کنید.
• جمله‌ای فکر کنید. به‌جای مکث در وسط جمله، قبل از هر جمله کمی مکث کنید.
• از میکروفون مناسب استفاده کنید. هدست یا میکروفون USB در یک دفتر پرسروصدا خیلی دقیق‌تر از میکروفون لپ‌تاپ است.
• ساختار را هم دیکته کنید. عنوان‌ها را بلند بگویید و بعد هر بخش را پر کنید – این کار پیش‌نویس شما را منظم نگه می‌دارد.
• اصطلاحات تخصصی‌تان را اضافه کنید. اگر کلمه‌ای مدام اشتباه نوشته می‌شود، به‌جای اینکه هر بار اصلاحش کنید، آن را به واژگان اختصاصی اضافه کنید.

کدام گزینه را انتخاب کنید؟

برای یک پاراگراف هر از گاهی، دکمه Dictate در ورد یا Win + H کافی است. اگر هر روز گزارش، پیشنهاد یا یادداشت می‌نویسید – و می‌خواهید همین دیکته را در ایمیل، چت و ابزارهای هوش مصنوعی هم داشته باشید – یک برنامه تخصصی مثل VoiceTyp بیشترین زمان را به شما برمی‌گرداند. همچنین ببینید: تایپ صوتی در Word و Google Docs.