Kako narekovati e-pošto v Outlooku in Gmailu

E-pošta je eden največjih požiralcev časa v službi. Pogosto citirana študija družbe McKinsey je pokazala, da intelektualni delavci za branje in odgovarjanje na e-pošto porabijo približno 28 % delovnega tedna. E-pošti se ne morete izogniti, lahko pa nehate tipkati vsak odgovor. Tako narekujete e-pošto v Outlooku in Gmailu.

Narekovanje v Outlooku

Gumb Narekuj v Outlooku (Microsoft 365). V novem Outlooku za Windows, Outlooku v spletu in Outlooku za Mac z naročnino na Microsoft 365 odprite novo sporočilo ali odgovor in v orodni vrstici sporočila kliknite Narekuj (Dictate). Izgovorite sporočilo, ločila, kot sta »vejica« ali »nova vrstica«, pa izgovorite, če so samodejna ločila izklopljena.

Glasovno tipkanje v Windows. V kateri koli različici Outlooka v Windows 10 ali 11 kliknite v telo sporočila, pritisnite Win + H in začnite govoriti.

Narekovanje na Macu. Na Macu vklopite narekovanje v Sistemske nastavitve → Tipkovnica → Narekovanje, kliknite v sporočilo in uporabite bližnjico za narekovanje, ki je prikazana tam.

Narekovanje v Gmailu

Gmail v brskalniku nima lastnega gumba za narekovanje, lahko pa uporabite narekovanje, vgrajeno v računalnik:

• Windows: kliknite v okno za pisanje sporočila v Gmailu in pritisnite Win + H.
• Mac: kliknite v okno za pisanje sporočila in uporabite bližnjico za narekovanje v macOS.
• Telefon: v aplikaciji Gmail tapnite mikrofon na tipkovnici.

Težava vgrajenega narekovanja pri e-pošti

Vgrajeno narekovanje govor pretvori v besedilo – in to je vse. Pri e-pošti to pusti nekaj vrzeli:

• Govorjeni jezik ni pisni jezik. »Ehm, torej, povej mu, da je sestanek prestavljen – ne, čakaj, na petek« ni dobro e-sporočilo.
• Imena se popačijo. Imena strank, imena izdelkov in kratice so pogosto zapisani napačno.
• V vsaki aplikaciji deluje drugače, zato si morate zapomniti, katera bližnjica deluje kje.

Iz nekaj stavkov e-sporočilo, pripravljeno za pošiljanje

VoiceTyp deluje v Outlooku, Gmailu, Apple Mail in vseh drugih aplikacijah z eno bližnjico – Ctrl + Option na Macu, Ctrl + Alt v Windows. Poleg hitrega narekovanja z ločili lahko pred vnosom besedila uporabi tudi predlogo z UI. S predlogo za e-pošto rečete:

»živjo Ana hvala za ponudbo videti je dobra le datum dobave bi morali prestaviti na marec mi lahko potrdite do srede«

VoiceTyp pa natipka:

Pozdravljeni, Ana,

hvala za ponudbo – videti je dobra. Le datum dobave bi morali prestaviti na marec. Mi lahko to potrdite do srede?

Lep pozdrav

Upošteva tudi samopopravke: »četrtek, ne, petek« postane »petek«. Imena, ki jih najpogosteje pišete, dodajte v svoj slovar in vsakič bodo zapisana pravilno.

5 nasvetov za narekovanje e-pošte

1. Povejte, komu je sporočilo namenjeno in kaj potrebujete – prvi stavek naj vsebuje prošnjo.
2. Narekujte celotno sporočilo, nato ga uredite. Sprotno popravljanje vas upočasni.
3. Bodite kratki. Med govorjenjem hitro zaidete; ciljajte na tri do pet stavkov.
4. Za pomembna sporočila uporabite predlogo, da bodo pozdrav, struktura in zaključek vedno pravilni.
5. Odgovorite v jeziku stranke. VoiceTyp razume več kot 70 jezikov in lahko besedilo prevaja že med govorjenjem.

Če na deset e-sporočil na dan odgovorite z glasom namesto s tipkanjem, lahko vsak teden prihranite več ur. Preizkusite brezplačni paket VoiceTyp – 60 minut nareka vsak mesec.