Cómo dictar correos en Outlook y Gmail
Responde correos más rápido hablando. Cómo dictar en Outlook y Gmail en Windows y Mac: opciones integradas, sus límites y cómo obtener un correo impecable.
El correo electrónico es uno de los grandes devoradores de tiempo en el trabajo. Según un estudio de McKinsey citado con frecuencia, los trabajadores del conocimiento dedican alrededor del 28% de su semana laboral a leer y responder correos. No puedes evitar el correo, pero sí dejar de teclear cada respuesta. Así puedes dictar correos en Outlook y Gmail.
Dictar en Outlook
El botón Dictar de Outlook (Microsoft 365). En el nuevo Outlook para Windows, Outlook en la web y Outlook para Mac con una suscripción a Microsoft 365, abre un mensaje nuevo o una respuesta y haz clic en Dictar en la barra de herramientas del mensaje. Di tu mensaje y pronuncia los signos de puntuación, como «coma» o «nueva línea», si la puntuación automática está desactivada.
Escritura por voz de Windows. En cualquier versión de Outlook en Windows 10 u 11, haz clic en el cuerpo del mensaje, pulsa Win + H y empieza a hablar.
Dictado en Mac. En un Mac, activa el dictado en Ajustes del Sistema → Teclado → Dictado, haz clic en el mensaje y usa el atajo de dictado que aparece ahí.
Dictar en Gmail
Gmail en el navegador no tiene botón de dictado propio, pero puedes usar el dictado integrado en tu ordenador:
- Windows: haz clic en la ventana de redacción de Gmail y pulsa Win + H.
- Mac: haz clic en la ventana de redacción y usa tu atajo de dictado de macOS.
- Móvil: en la app de Gmail, toca el micrófono del teclado.
El problema del dictado integrado para el correo
El dictado integrado convierte la voz en texto y nada más. Para el correo, eso deja algunas carencias:
- La lengua hablada no es la lengua escrita. «Eh, bueno, dile que la reunión se ha movido… no, espera, al viernes» no es un buen correo.
- Los nombres salen mal. Los nombres de clientes, de productos y las siglas a menudo se escriben de forma incorrecta.
- Funciona distinto en cada app, así que tienes que recordar qué atajo sirve en cada sitio.
Un correo listo para enviar a partir de unas frases
VoiceTyp funciona en Outlook, Gmail, Apple Mail y cualquier otra app con un solo atajo: Ctrl + Option en Mac y Ctrl + Alt en Windows. Además de un dictado rápido y con puntuación, puede aplicar una plantilla de IA antes de escribir el texto. Con una plantilla de correo, dices:
«hola Lucía gracias por la propuesta tiene buena pinta solo necesitamos pasar la fecha de entrega a marzo puedes confirmármelo antes del miércoles»
y VoiceTyp escribe:
Hola, Lucía:
Gracias por la propuesta; tiene muy buena pinta. Solo necesitamos pasar la fecha de entrega a marzo. ¿Podrías confirmármelo antes del miércoles?
Un saludo
También entiende las rectificaciones: «el jueves, no, el viernes» se convierte en «el viernes». Añade a tu vocabulario personalizado los nombres que más escribes y aparecerán bien escritos siempre.
5 consejos para dictar correos
- Di para quién es y qué necesitas: la primera frase debe contener la petición.
- Dicta el correo entero y luego corrige. Corregir sobre la marcha te frena.
- Sé breve. Al hablar es fácil enrollarse; intenta que sean de tres a cinco frases.
- Usa una plantilla para los correos importantes, así el saludo, la estructura y la despedida siempre estarán bien.
- Responde en el idioma del cliente. VoiceTyp entiende más de 70 idiomas y puede traducir mientras hablas.
Responder diez correos al día con la voz en lugar de teclearlos puede ahorrarte horas cada semana. Pruébalo con el plan gratuito de VoiceTyp: 60 minutos de dictado al mes.